คุณเคยมีความรู้สึกนั้นทันทีที่ส่งข้อความหรืออีเมลที่คุณพูดผิดไหม? คุณไม่ได้โดดเดี่ยว. อีเมลเป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมในคลังแสงของผู้ดูแลระบบ แต่ไม่ใช่ทุกสิ่งที่ดีจะมาจากบางสิ่งในทันที โชคดีที่ Outlook ของ Microsoft มีคุณสมบัติที่สามารถป้องกันสิ่งนี้ได้ นอกจากนี้ แม้ว่าผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่จะเสนอบริการเรียกคืนเพื่อช่วยเราให้พ้นจากตัวเราเอง แต่ Outlook ก็อาจส่งพวกเขาทั้งหมดไปที่โพสต์ ด้วยการเรียกคืน มีวิธีรับอีเมลที่ส่งกลับก่อนที่ใครจะเห็น
เหตุใดฉันจึงอาจต้องเรียกคืนอีเมล
รูปภาพ Gajus / Gettyมีหลายสาเหตุที่คุณอาจต้องเรียกคืนอีเมล บางทีคุณอาจส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณก่อนที่มันจะเสร็จสมบูรณ์ หรือบางทีคุณอาจส่งไปยังลูกค้าที่ไม่ถูกต้อง คุณอาจได้ส่งอีเมลที่ทำงานไปให้เพื่อนหรือในทางกลับกัน เท่าที่ฟังดูป้องกันได้ ก็ยังเป็นสิ่งที่เราทุกคนทำในคราวเดียวหรืออย่างอื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพอากาศปัจจุบันที่อีเมลส่วนใหญ่ของเราเขียนอยู่บนโทรศัพท์ของเรา ซึ่งน่าจะเกิดขึ้นได้ภายในไม่กี่นาทีหลังจากตื่น เช่นเดียวกับสิ่งส่วนใหญ่บนอินเทอร์เน็ต: มันเกิดขึ้น
การเรียกคืนอีเมลได้ผลเสมอหรือไม่
รูปภาพ tolgart / Gettyขออภัย การเรียกคืนอีเมลอาจไม่ได้ผลเสมอไป ในความเป็นจริง มีบางสถานการณ์ที่เข้มงวดหลายอย่างที่การเรียกคืนอีเมลจะได้ผลจริง เงื่อนไขที่โดดเด่นที่สุดอย่างหนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณใช้ Outlook คือบุคคลอื่นจำเป็นต้องใช้ หากผู้รับอีเมลที่คุณเพิ่งส่งไปกำลังใช้บริการอื่นหรืออ่านอีเมลบนสมาร์ทโฟน จะไม่ทำงาน นอกจากนี้ ทั้งสองฝ่ายจำเป็นต้องใช้บัญชี Exchange และอยู่ในองค์กรเดียวกัน ถ้าไม่เช่นนั้น การเรียกคืนจะไม่ทำงาน
มีตัวเลือกอื่นในการเรียกคืนหรือไม่?
รูปภาพ Devonyu / Gettyมีวิธีหลีกเลี่ยงกระบวนการเรียกคืนหากคุณจำเป็นจริงๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคิดเกี่ยวกับการตั้งค่าวิธีทำให้อีเมลของคุณล่าช้า ด้วยวิธีนี้ อีเมลที่คุณส่งจะไม่ถูกส่งในทันที ทำให้คุณมีเวลาเปลี่ยนใจ แม้ว่าการส่งอีเมลล่าช้าเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม แต่ก็มีโอกาสที่คุณจะลืมทำเช่นนี้ได้เสมอ จากนั้นคุณสามารถลองเรียกคืนอีเมล ให้โอกาสคุณอีกครั้ง
ฉันจะทราบได้อย่างไรว่าอีเมลถูกเรียกคืนหรือไม่
รูปภาพ maxsattana / Gettyหากคุณมีโอกาสจำอีเมลใน Outlook ได้ คุณจะได้รับอีเมลแจ้งว่าเรียกคืนสำเร็จแล้ว อีเมลเดิมที่คุณส่งถึงผู้รับจะถูกแทนที่ด้วยอีเมลใหม่ นอกจากนี้ ผู้รับไม่ควรบอกว่าคุณใช้การเรียกคืน อย่างไรก็ตาม ในบางสถานการณ์ ผู้รับจะได้รับทราบว่ามีการเรียกคืนอีเมล แม้ว่าสิ่งนี้จะจุดประกายความอยากรู้ แต่คุณก็สามารถบอกพวกเขาได้ว่าทำไม โอกาสที่พวกเขาอยู่ในตำแหน่งที่แน่นอนของคุณ
อะไรคือความแตกต่างระหว่างการล่าช้าและการเรียกคืนอีเมล?
รูปภาพ Rawpixel / Gettyเนื่องจากการเรียกคืนอีเมลที่ละเอียดถี่ถ้วน การส่งอีเมลล่าช้าอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า การหน่วงเวลาให้กรอบเวลาสองนาทีแก่คุณในการถอนกลับอีเมลขาออกก่อนที่จะส่ง วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าข้อความที่ผิดจะไม่ส่งถึงคนที่ไม่ถูกต้อง ด้วยการเรียกคืนไม่มีความล่าช้า แท้จริงแล้วมันคือเกมแห่งโอกาส
วิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook
TARIK KIZILKAYA / Getty Imagesกระบวนการจริงของการเรียกคืนอีเมลใน Outlook นั้นค่อนข้างง่าย หากคุณใส่ความเป็นไปได้ที่จะไม่ทำงานในด้านใดด้านหนึ่ง ก็ง่ายในทางเทคนิคเพียงแค่คลิกปุ่ม
- เปิดโฟลเดอร์ 'รายการที่ส่ง'
- ค้นหาอีเมลที่คุณต้องการเรียกคืน
- ดับเบิลคลิกที่อีเมลเพื่อเปิด
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแท็บ 'ข้อความ'
- เปิดเมนู 'การดำเนินการ'
- คลิก 'เรียกคืนข้อความนี้...'
หมายเหตุ: คุณจะเห็นตัวเลือกให้เรียกคืนข้อความได้ก็ต่อเมื่อคุณมีบัญชี Exchange
หลังจากคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว คุณจะเห็นหน้าต่างเรียกคืน ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเลือกได้ว่าจะลบสำเนาต้นฉบับของอีเมลหรือแทนที่ด้วยสำเนาที่ถูกต้อง
วิธีหน่วงเวลาข้อความใน Outlook
รูปภาพ juststock / Gettyเนื่องจากการหน่วงเวลาข้อความใน Outlook จะทำให้คุณมีโอกาสหลีกเลี่ยงความผิดพลาดได้ดีขึ้น จึงอาจคุ้มค่าที่จะพิจารณาเรื่องนี้ หากคุณตั้งค่าการหน่วงเวลาหรือกำหนดเวลาอีเมล คุณจะสามารถแก้ไขได้ก่อนที่จะส่ง
- เมื่อคุณเขียนอีเมล ให้คลิก 'ตัวเลือกเพิ่มเติม' จากกลุ่ม 'แท็ก'
- ไปที่ 'ตัวเลือกการจัดส่ง'
- เลือก 'ไม่ส่งก่อน'
- ตั้งวันที่และเวลาที่คุณต้องการส่งข้อความ
- คลิก 'ปิด'
เมื่อคุณส่งอีเมลแล้ว อีเมลจะอยู่ในกล่องขาออกจนกว่าจะมีกำหนดส่ง คุณยังสามารถเปลี่ยนเวลาที่คุณต้องการให้ข้อความล่าช้าได้ในเวลาก่อนหน้านี้
วิธีชะลอการส่งอีเมลทั้งหมด
รูปภาพ agrobacter / Gettyนอกจากนี้ยังมีวิธีหน่วงเวลาทุกข้อความที่ส่งออกจากช่วงเวลานั้นออกไป
- คลิก 'ไฟล์'
- ไปที่ 'จัดการกฎและการแจ้งเตือน'
- คลิก 'กฎใหม่'
- ในช่องแรก ('เลือกเทมเพลต') คลิก 'ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง'
- กด 'ถัดไป'
- ในรายการ 'เลือกเงื่อนไข' เลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับตัวเลือกที่คุณต้องการเปิดใช้งาน
- ภายใต้ 'เลือกการดำเนินการ' เลือก 'เลื่อนการส่งเป็นจำนวนนาที'
- ในช่อง 'แก้ไขคำอธิบายกฎ' คลิก 'จำนวน' และเลือกจำนวนนาทีที่คุณต้องการให้ล่าช้า
- คลิก 'ตกลง'
- ในช่อง 'ระบุชื่อสำหรับกฎนี้' ให้ตั้งชื่อกฎใหม่ของคุณ (เช่น ล่าช้า)
- คลิกช่องกาเครื่องหมาย 'เปิดกฎนี้'
- กด 'เสร็จสิ้น'
จากอีเมลนี้เป็นต้นไป อีเมลทั้งหมดของคุณจะล่าช้าไม่เกิน 120 นาที
บริการอื่นใดเสนอการเรียกคืนอีเมล
รูปภาพ tolgart / Gettyเช่นเดียวกับ Outlook บริการอีเมลทางเว็บอื่น ๆ อีกหลายแห่งเสนอการเรียกคืนเช่นกัน อย่างไรก็ตาม โอกาสในการเรียกคืนด้วย Outlook มีมากกว่าใดๆ ทั้ง Gmail และ Zoho Mail เสนอความสามารถในการเรียกคืนอีเมล แม้ว่าเนื้อหาจะไม่ดีเท่า Outlook แต่แต่ละรายการก็มีข้อดีของตัวเอง
มีบริการของบุคคลที่สามให้ใช้หรือไม่?
akiyoko / Getty Imagesแม้ว่าการเรียกคืนอีเมลจะมีประโยชน์ แต่ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะพึ่งพา มีบริการของบุคคลที่สามที่สามารถหยุดส่งอีเมลถึงคนที่ไม่ถูกต้องได้ การใช้แมชชีนเลิร์นนิงและการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ บริการเหล่านี้สามารถใช้รูปแบบอีเมลก่อนหน้าเพื่อระบุอีเมลที่จะถูกส่งไปเรียกคืน สามสิ่งที่ดีที่สุดคือ NeoCertified, Egress และ Paubox